Ko te planer utruja: kako znova začeti brez slabe vesti

Kako veš, da te planer ne razbremenjuje več?

Ni nič nenavadnega, če planer nekaj dni ostane zaprt. Pridejo dopusti, bolezni, bolj naporni tedni ali obdobja, ko preprosto nimaš veliko stvari za zapisovati.

Bolj pomembno je, kaj se zgodi, ko ga ponovno odpreš.

Če ti da občutek pregleda in ti pomaga ugotoviti, kaj moraš narediti najprej, opravlja svojo nalogo. Če pa te ob pogledu nanj predvsem preplavi občutek, koliko stvari še nisi naredila, je vredno preveriti, ali sistem ni postal preveč zapleten.

Pogosti znaki so na primer:

• ista opravila iz dneva v dan prepisuješ naprej,

• izpolnjuješ sledilnike samo zato, ker so v planerju,

• več časa porabiš za urejanje sistema kot za njegovo uporabo,

• planerja se izogibaš, ker te čaka preveč odprtih stvari,

• po nekaj praznih dnevih imaš občutek, da moraš najprej »nadoknaditi« zamujeno,

• pogosto menjaš način načrtovanja, ker upaš, da bo naslednji končno deloval.

To ne pomeni, da planer zate ni primeren. Pogosto samo pomeni, da potrebuješ enostavnejši način uporabe.

Zakaj lahko načrtovanje postane še ena obveznost?

Največ težav nastane takrat, ko poskušamo v planer spraviti preveč stvari naenkrat.

Najprej imaš tedenski seznam opravil. Nato dodaš navade, pitje vode, gibanje, spanje, finance, obroke, cilje, branje in še nekaj področij, ki bi jih bilo lepo spremljati.

Vsaka stran zase se zdi uporabna. Ko pa jih moraš vsak dan ali vsak teden vzdrževati deset, planer nenadoma zahteva kar precej časa.

Tak sistem je lahko na začetku celo zabaven, ker je nov. Po nekaj tednih pa se hitro pokaže, katere strani dejansko uporabljaš in katere izpolnjuješ predvsem zato, ker nočeš pustiti praznega prostora.

Druga težava je, da pogosto načrtujemo za idealni dan, ne za običajnega.

Na papirju brez težav napišeš službo, trgovino, trening, kuhanje, pospravljanje, dva telefonska klica, branje in še nekaj opravkov. V resničnem dnevu pa sestanek traja pol ure dlje, na cesti je gneča in po službi nimaš več toliko energije, kot si jo imela med nedeljskim načrtovanjem.

Dober načrt zato ne zapolni vsega razpoložljivega časa. Pusti prostor tudi za stvari, ki jih v nedeljo zvečer še ne poznaš.

Več o razliki med tem, kaj želiš narediti, in tem, kam bo to dejansko sodilo v tvoj dan, najdeš v članku načrtovanje ali razporejanje.

Prvi korak: za nekaj dni zmanjšaj količino načrtovanja

Če ti planer trenutno povzroča odpor, ga ni treba naslednji dan odpreti z novim sistemom na šestih straneh.

Za nekaj dni lahko uporabljaš samo najnujnejše.

Zapiši:

• termine, ki jih ne smeš pozabiti,

• opravila z dejanskim rokom,

• račune ali druge obveznosti, ki jih moraš urediti,

• eno ali dve pomembni stvari za ta dan.

Ni treba začasno preseliti celotnega sistema v drugo aplikacijo ali beležko. Namen je ravno nasproten: zmanjšati količino informacij, ki jih moraš vsak dan spremljati.

Če teden dni ne označuješ navad ali ne izpolniš mesečnega pregleda, se ne zgodi nič.

Začni znova pri današnjem dnevu

To je verjetno najpomembnejše pravilo pri vračanju k planerju: ni ti treba nadoknaditi praznih strani.

Če ga tri tedne nisi uporabljala, odpri današnji dan.

Ni treba naknadno izpolniti prejšnjih tednov, iskati fotografij, da bi rekonstruirala dogodke, ali čakati na naslednji ponedeljek, ker bo začetek tedna videti lepše.

Prazen teden pomeni samo, da tisti teden planerja nisi potrebovala ali uporabljala.

Dober sistem mora dopuščati, da ga nekaj časa odložiš in se nato vanj vrneš brez posebnega postopka.

Zmanjšaj seznam tega, kar mora biti narejeno danes

Pri ponovnem začetku pomaga zelo preprosto vprašanje:

Kaj mora biti danes dejansko narejeno?

Ne kaj bi bilo lepo dokončati, če bi imela popoln dan. Ne kaj je že tri tedne na seznamu samo zato, ker ga nisi izbrisala.

Najprej izberi nekaj res pomembnih nalog in preveri, koliko časa ti bodo vzele. Manj nujna opravila lahko ostanejo na ločenem seznamu, dokler zanje dejansko nimaš prostora.

Če na primer veš, da imaš danes zdravnika, dve uri sestankov in opravilo z rokom, ti ni treba ob njih načrtovati še generalnega pospravljanja omare.

Planer postane veliko bolj uporaben, ko ti pomaga izbirati, ne samo zbirati opravila.

Kaj narediti z opravili, ki jih neprestano prestavljaš?

Če nekaj že četrtič ali petič prestavljaš na naslednji teden, ni nujno rešitev še ena puščica naprej.

Namesto tega preveri, kaj je razlog.

Morda je opravilo preveliko in mora prvi korak postati manjši. Namesto uredi fotografije lahko na primer napišeš izberi fotografije iz junija.

Morda potrebuje konkreten termin, ker ga sicer vedno premaga kaj bolj nujnega.

Morda ga lahko naredi nekdo drug.

Včasih pa naloga preprosto ni več pomembna in jo lahko izbrišeš.

To je ena od koristnejših funkcij tedenskega pregleda: ne samo prestavljanje stvari naprej, ampak odločanje, ali jih sploh še želiš nositi s seboj.

Odstrani strani, ki jih uporabljaš samo zato, ker obstajajo

Ni treba spremljati vsega, kar je mogoče spremljati.

Sledilnik je uporaben, če ti pokaže nekaj, kar želiš opaziti ali spremeniti. Če vsak večer samo pobarvaš polje in informacij nikoli več ne pogledaš, ti stran verjetno ne pomaga dovolj, da bi upravičila dodatno delo.

Enako velja za mesečne cilje, sezname, dnevnike in druge module.

Pri planerju po meri se zato pogosto bolje obnese pravilo:

Dodaj stran samo, če približno veš, kdaj jo boš uporabljala in kaj boš z informacijami naredila.

Če ne veš, jo lahko mirno izpustiš.

V planerju po meri lahko zato sestaviš precej preprost sistem in vanj dodaš samo module, ki jih pri svojem načinu življenja dejansko uporabljaš.

Morda ti ne ustreza vsebina, ampak razpored

Včasih problem sploh ni v količini načrtovanja, ampak v postavitvi planerja.

Če imaš dnevni planer in je večina strani skoraj prazna, ti morda ne koristi cela stran za vsak dan. Tedenska postavitev ti lahko da boljši pregled in hkrati zmanjša občutek, da moraš zapolniti veliko praznega prostora.

V takšnem primeru lahko bolje deluje SIMPLE planer ali drug tedenski planer.

Velja pa tudi obratno. Če pri vsakem dnevu pišeš po robovih, dodajaš listke in ti redno zmanjkuje prostora, težava morda ni, da načrtuješ preveč, ampak da je tvoj razpored premajhen za količino informacij.

Pred menjavo celotnega sistema zato najprej preveri, kaj te pri trenutnem planerju dejansko moti.

Če je problem samo postavitev, ti lahko pomaga primerjava tedenskega in dnevnega planerja.

Poskusi 10-minutni tedenski reset

Za tedensko načrtovanje ne potrebuješ posebnega rituala. Če je sistem trenutno naporen, naj bo naslednji pregled namenoma kratek.

Vzemi si deset minut in:

1. poglej koledar ter vpiši že znane termine,

2. izberi nekaj glavnih nalog za naslednji teden,

3. preveri, kateri dnevi so že precej zasedeni,

4. prenesi samo tista nedokončana opravila, ki so še pomembna,

5. nekaj prostora namenoma pusti praznega.

To je lahko celoten sistem.

Če ti kasneje ponovno ustrezajo barve, sledilniki, nalepke in podrobnejši pregledi, jih lahko dodaš nazaj. Ni pa treba, da so pogoj za uporabo planerja.

Podrobnejši postopek najdeš tudi v članku tedenski pregled.

Planer ni projekt, ki ga moraš dokončati

Prazne strani niso napaka. Prečrtano opravilo ni napaka. Puščica na naslednji teden prav tako ne.

Planer je delovno orodje in njegovo stanje bo zato precej odvisno od tega, kakšno je trenutno tvoje življenje.

En teden je lahko poln terminov in zapiskov, naslednji skoraj prazen. V nekem obdobju boš uporabljala finančne strani in sledilnike, nekaj mesecev pozneje pa boš potrebovala samo koledar in tedenski seznam.

To je povsem uporabljiv način načrtovanja.

Če te pri planerjih hitro zmoti predvsem to, da niso več videti urejeni, preberi še lep ali uporaben planer.

Kdaj je vendarle smiselno zamenjati planer?

Ni treba kupiti novega samo zato, ker starega nekaj časa nisi uporabljala.

Menjava pa je lahko smiselna, če po poenostavitvi ugotoviš, da ti trenutni planer objektivno ne ustreza. Morda ima preveč strani, je prevelik za torbo, tedenska postavitev nima dovolj prostora ali pa dnevne strani ostajajo skoraj vedno prazne.

Takrat ne začenjaš znova zato, ker ti je prejšnji planer »spodletel«, ampak zato, ker si o svojem načinu uporabe izvedela nekaj novega.

Naslednjega zato izberi glede na svoj običajen teden, ne glede na to, kako bi si želela, da bi izgledala tvoja najbolj organizirana različica življenja.