Lep planer ali uporaben planer? Kako ločiš videz od prave organizacije

Ko lep planer postane dodatna obveznost

Videz je začel prevzemati preveč prostora, če se pogosto zalotiš, da:

• stran raje pustiš prazno, kot da bi jo »pokvarila« z neurejenim zapisom,

• prepisuješ že zapisane stvari samo zato, da so lepše razporejene,

• več časa porabiš za pripravo tedna kot za dejansko načrtovanje,

• vsak mesec znova pripravljaš sledilnike, ki jih skoraj nikoli ne uporabljaš,

• planer v napornejših obdobjih povsem opustiš, ker ga ne moreš voditi tako, kot si si zamislila.

Tak sistem je pogosto sestavljen za naš idealni teden, ne za tistega, ki ga v resnici živimo. Na papirju je dovolj časa za telovadbo, pripravo obrokov, branje in urejen večerni pregled dneva; v praksi pa se pojavi sestanek, otrok zboli ali pa se ena službena naloga zavleče za dve uri.

Planer mora imeti dovolj prostora tudi za takšne dni.

Lepota ni sovražnik dobre organizacije

Lep planer je lahko celo prednost. Če ti je všeč, ga boš verjetno raje odprla in pogosteje uporabljala, zato ni nobene potrebe, da bi se odpovedala barvam, nalepkam ali urejenim stranem.

Pomembna je predvsem razlika med užitkom in pravilom.

Če ti okraševanje planerja predstavlja sprostitev, je to povsem dober razlog, da ga ohraniš. Če pa se ti zdi, da brez markerjev, nalepk in popolnoma urejenega razporeda sploh ne moreš začeti načrtovati, je sistem verjetno postal bolj zahteven, kot mora biti.

Tri vprašanja za hiter pregled planerja

Namesto da ocenjuješ, kako lepo je izpolnjen, prelistaj zadnjih nekaj tednov in preveri, kako ga dejansko uporabljaš.

1. Katere strani skoraj vedno preskočim?

Če določeno stran redno preskočiš ali jo izpolniš samo zato, ker je tam, razmisli, ali jo sploh potrebuješ.

Ni treba uporabljati vsake strani v planerju samo zato, ker obstaja.

2. Kaj ves čas prepisujem?

Če se isto opravilo že četrtič seli v naslednji teden, problem morda ni v tvoji disciplini.

Morda je naloga prevelika, nima jasnega roka ali pa preprosto ni dovolj pomembna. Namesto ponovnega prepisovanja jo razdeli na manjši korak, ji določi konkreten termin ali jo odstrani s seznama.

3. Katere strani odpiram brez razmišljanja?

To so verjetno najbolj uporabni deli tvojega planerja.

Morda je to tedenski razpored, seznam opravil, mesečni koledar ali samo prazna stran za zapiske. Strani, ki jih spontano uporabljaš, ti povedo precej več o tvojem načinu organizacije kot tiste, za katere misliš, da bi jih morala uporabljati.

Planer sestavi za svoj resnični teden

Pri izbiri planerja je koristneje razmišljati o težavah, ki jih želiš rešiti, kot o tem, kako naj bi izgledal popoln sistem.

Če pogosto pozabiš na roke in termine, ti bo verjetno koristil jasen mesečni pregled. Če imaš dneve polne sestankov in obveznosti, je lahko uporaben urni razpored. Če ti zmanjkuje prostora za opravila, potrebuješ več prostora za sezname, ne še enega sledilnika navad.

Enako velja za vse dodatne strani. Dobro pravilo je preprosto:

Vsaka stran v planerju naj ima jasno nalogo.

Če ne veš, čemu neka stran služi ali kaj z informacijo na njej narediš, je morda ne potrebuješ.

Dovoli planerju, da izgleda uporabljeno

Prečrtana naloga, prestavljen termin ali na hitro dopisana opomba niso znak slabega načrtovanja. Ravno nasprotno: pomenijo, da planer spremlja to, kar se v tvojem dnevu dejansko dogaja.

Prazna, popolnoma urejena stran je morda lepša na fotografiji, vendar ti pri organizaciji ne pomaga veliko.

Zato planerja ni treba varovati pred vsakodnevnim življenjem. Njegova naloga je, da ga uporabljaš.

Ali ti planer kaj vrača?

Najlažje preveriš tako, da pogledaš rezultat njegove uporabe.

Ti pomaga:

• pravočasno opaziti termine in roke,

• zmanjšati količino stvari, ki jih moraš držati v glavi,

• hitreje ugotoviti, kaj je danes pomembno,

• bolj realno razporediti obveznosti?

Če je odgovor večinoma da, sistem verjetno deluje, tudi če ni vedno popolnoma urejen.

Če pa planer predvsem zahteva čas za pripravo in povzroča slabo vest zaradi praznih strani, je smiselno kaj odstraniti ali spremeniti.

Prav zato je lahko uporaben planer, ki ga prilagodiš svojemu načinu organizacije. V konfiguratorju lahko izbereš samo strani, ki jih želiš uporabljati, in planer pred naročilom tudi prelistaš. Če želiš čim bolj preprost sistem, si lahko ogledaš SIMPLE planer, ki je namenjen predvsem tedenskemu pregledu.

Če pa šele ugotavljaš, katere dodatne strani bi ti koristile, preveri še najbolj priljubljene module v planerju.