Načrtovanje ali razporejanje: zakaj seznam opravil še ni načrt

V čem je razlika med načrtovanjem in razporejanjem?

Najlažje ju ločiš z dvema vprašanjema:

• Načrtovanje: Kaj je pomembno in kaj lahko počaka?

• Razporejanje: Kdaj bom to glede na čas, ki ga imam, dejansko naredila?

Če preskočiš prvi korak, lahko hitro zapolniš urnik z nalogami, ki so sicer nujne, niso pa nujno pomembne. Če preskočiš drugega, ostaneš z lepim seznamom prioritet, za katerega vsakih nekaj ur znova ugotavljaš, kdaj bi ga lahko uresničila.

Dober sistem zato najprej zmanjša število stvari, ki zahtevajo tvojo pozornost, in jim šele nato poišče prostor.

1. Najprej določi, kaj je pomembno

Ni treba uporabljati zapletenega sistema prioritet. Pomembno je predvsem, da pred začetkom dneva ali tedna narediš nekaj izbire.

Izberi omejeno število pomembnih opravil

Če ima dnevni seznam petnajst enako pomembnih točk, ti ne pove veliko.

Poskusi najprej izbrati nekaj glavnih opravil in jih razvrstiti po pomembnosti. Lahko si zvečer pripraviš največ šest nalog za naslednji dan ter začneš pri prvi, namesto da vsakič izbiraš tisto, ki se ti zdi v tistem trenutku najlažja.

Število šest ni čarobno. Bistvo je v omejitvi, zaradi katere se moraš odločiti, čemu želiš dati prednost.

Uporabi preproste kategorije

Če ti oštevilčen seznam ne ustreza, lahko opravila razdeliš v skupine:

• mora biti narejeno,

• dobro bi bilo,

• lahko počaka,

• ne zdaj.

Zadnja skupina je pomembna, ker ne potrebuje vsaka naloga novega termina. Nekatere stvari lahko mirno ostanejo za pozneje ali popolnoma izginejo s seznama.

Loči nujno od pomembnega

Pri daljšem seznamu je uporabna tudi Eisenhowerjeva matrika, kjer opravila razporediš glede na to, ali so nujna in ali so pomembna.

Tako precej hitro opaziš razliko med nalogo, ki res potrebuje tvojo pozornost, in tisto, ki je glasna samo zato, ker jo nekdo želi čim prej.

2. Nato opravila spravi v resničen teden

Ko veš, kaj želiš narediti, pride drugi del: preveriti moraš, kam to sploh gre.

Če imaš na seznamu tri naloge, od katerih vsaka potrebuje dve uri zbranega dela, v koledarju pa en sam prost blok, težave ne bo rešilo še več motivacije.

Takrat potrebuješ razporejanje.

Večja opravila daj v časovne bloke

Naloge, ki zahtevajo čas ali koncentracijo, naj ne ostanejo samo na seznamu. Določi jim približen prostor.

Ni treba načrtovati vsake minute. Lahko imaš na primer:

• dopoldne za zahtevnejše delo,

• zgodnje popoldne za sestanke,

• pozneje za administracijo in manjša opravila.

Če uporabljaš natančnejši urnik, lahko večjemu projektu določiš konkreten blok, na primer od 9.00 do 10.30.

Pomembno je predvsem, da upoštevaš svoj dejanski način dela. Če imaš največ energije zjutraj, je škoda ta del dneva porabiti samo za e-pošto, medtem ko zahtevno nalogo vedno prestavljaš na večer.

Podobne naloge združi

Klici, e-pošta, plačila, računi in druga manjša administracija pogosto ne potrebujejo svojega termina vsak zase.

Združi jih v en blok.

Tako ne preklapljaš ves dan med popolnoma različnimi vrstami dela in imaš za pomembnejše naloge daljše neprekinjene dele časa.

Več o tem, zakaj pogosto preklapljanje utruja, lahko prebereš tudi v članku eno opravilo naenkrat.

Če ti ustreza, uporabi tematske dneve

Pri tednih z veliko različnimi vrstami obveznosti lahko pomaga, če ima določen dan svojo glavno temo.

Ponedeljek je lahko bolj administrativen, sreda namenjena večjemu projektu, petek pa opravkom in zaključevanju tedna.

To ne pomeni, da v ponedeljek ne smeš početi ničesar drugega. Tema dneva ti samo pomaga odločiti, katera vrsta dela naj ima prednost.

3. Ne zapolni celotnega dne

Eden najpogostejših razlogov, da se dober načrt podre že do kosila, je preprost: na papirju sploh ni bilo prostora za resnično življenje.

Sestanek traja dlje, nekdo pokliče, pojavi se nujna naloga ali pa opravilo, ki naj bi vzelo pol ure, potrebuje skoraj dvakrat toliko.

Zato urnik potrebuje nekaj rezerve.

Pomaga lahko, če:

• ne razporediš čisto vsega časa, ki ga imaš na voljo,

• si pustiš krajši rezervni blok za nepredvidene stvari,

• ob novi nujni obveznosti nekaj manj pomembnega prestaviš, namesto da vse samo dodaš na konec dneva.

Če imaš na voljo pet ur, ni nujno smiselno načrtovati pet ur dela. Štiri ure konkretnih nalog in nekaj rezerve bodo pogosto veliko bolj realistične.

Dober razpored ni tisti, ki je popoln na papirju, ampak tisti, ki se ob prvi spremembi ne podre v celoti.

Kako to izgleda v planerju?

Najlažje je, če imata načrtovanje in razporejanje tudi vizualno nekoliko različni mesti.

Seznam opravil je namenjen temu, da vidiš, kaj želiš narediti. Časovnica ali tedenski razpored pa pokaže, kdaj imaš za to dejansko prostor.

Pri tedenskem planerju lahko izbereš tudi razpored po urah, če rada uporabljaš časovne bloke. Če večino dneva sestavljajo sestanki, stranke ali drugi termini, je lahko bolj praktičen terminski planer.

V konfiguratorju si lahko dodaš tudi Seznam opravil ali Eisenhowerjevo matriko, če želiš prioritete ločiti od samega urnika.

Ne razporejaj vsega

Vsake malenkosti ni treba dati v koledar.

Naloga, kot je »naroči detergent«, verjetno ne potrebuje termina ob 16.20. Več prostora v urniku si zaslužijo predvsem naloge, ki zahtevajo daljši čas, zbranost ali imajo jasen rok.

Manjša opravila lahko ostanejo na seznamu in jih narediš skupaj, ko imaš primeren del dneva.

Cilj razporejanja ni ustvariti urnik, v katerem je določena vsaka minuta. Njegov namen je predvsem zagotoviti, da imajo pomembne stvari dovolj prostora, preden ga zapolni nekaj drugega.