Eno opravilo naenkrat: kako manj preklapljanja prihrani energijo

Kaj pomeni delati eno opravilo naenkrat?

Ideja je preprosta: v določenem časovnem obdobju se ukvarjaš z eno glavno nalogo.

To ne pomeni, da imaš v celem dnevu samo eno opravilo. Pomeni, da namesto:

e-pošta → poročilo → sporočilo → poročilo → splet → e-pošta

poskusiš delati bolj zaporedno:

poročilo → končano → e-pošta → končano → naslednja naloga.

Seveda bo vmes še vedno prišlo do prekinitev. Cilj ni popolna koncentracija, ampak to, da si dela ne drobiš po nepotrebnem.

Zakaj je manj preklapljanja prijetnejše?

Ko se nekaj časa posvečaš eni stvari, se ti ni treba ves čas odločati, katera od odprtih nalog je trenutno najpomembnejša.

To lahko pomeni:

• manj časa za ponovno ugotavljanje, kje si ostala,

• manj napak pri nalogah, ki zahtevajo natančnost,

• lažji občutek napredka,

• manj odprtih stvari, ki ti ves čas ostajajo v mislih,

• nekoliko mirnejši delovni dan.

Največja prednost pa je pogosto zelo preprosta: nekaj dejansko dokončaš.

Pet napol narejenih nalog daje precej drugačen občutek kot dve zaključeni, čeprav si bila v obeh primerih zaposlena enako dolgo.

Kako začneš, ne da bi si ustvarila še en sistem

Ni treba spreminjati celotnega načina dela. Izberi en del dneva, pri katerem te prekinjanje najbolj moti, in poskusi nekaj časa delati drugače.

1. Določi konkretno naslednjo nalogo

Preden začneš, mora biti jasno, kaj sploh želiš narediti.

»Delam na projektu« je precej široko. Bolj uporabno je:

• napišem uvod,

• pregledam prvo poglavje,

• odgovorim na tri pomembne e-maile,

• pripravim ponudbo za stranko.

Bolj ko je naslednji korak konkreten, manj možnosti je, da boš po petih minutah pobegnila k drugi nalogi samo zato, ker ne veš, kako nadaljevati.

2. Določi okvir, ne popolnega urnika

Če ti misel na dve uri popolne koncentracije ni ravno privlačna, začni z manj.

Lahko si določiš 25 ali 30 minut, v katerih delaš samo eno stvar, nato pa narediš kratek premor.

Nekaterim bolj ustreza 45 minut, drugim celo 15. Ni idealne dolžine, zato ni treba slediti določenemu pravilu samo zato, ker ga uporablja nekdo drug.

Pomembneje je, da je čas dovolj kratek, da se ga lahko realno držiš.

Odstrani prekinitve, ki jih lahko odstraniš

Prekinitev ne moreš vedno preprečiti, lahko pa zmanjšaš tiste, ki si jih ustvarimo sami.

Pred začetkom dela lahko:

• utišaš nepotrebna obvestila,

• telefon odložiš nekoliko dlje od sebe,

• zapreš zavihke, ki jih za trenutno nalogo ne potrebuješ,

• zapreš e-pošto ali komunikacijsko aplikacijo,

• pripraviš vse, kar boš za nalogo potrebovala.

Ni treba telefona zakleniti v sef. Že to, da ni neposredno ob tipkovnici in se ob vsakem sporočilu ne prižge zaslon, lahko zmanjša število avtomatskih preverjanj.

Če pa delaš v okolju, kjer moraš biti dosegljiva, si postavi manj strog cilj. Morda lahko samo zmanjšaš lastno preklapljanje, medtem ko nujne prekinitve ostanejo del dneva.

Kaj narediti z mislimi, ki se pojavijo med delom?

Ravno ko se končno zbereš, se spomniš:

»Moram naročiti mačjo hrano.«

»Nisem odgovorila Ani.«

»Danes moram še plačati račun.«

Če se vsake misli takoj lotiš, si spet pri preskakovanju. Če jo samo poskušaš ignorirati, pa obstaja možnost, da jo ves čas držiš v glavi, ker se bojiš, da jo boš pozabila.

Najlažje je imeti ob sebi majhen prostor za hitri zajem misli.

Ko se nečesa spomniš, zapišeš:

• pokliči mamo,

• kupi mleko,

• preveri račun,

in nadaljuješ z delom.

Ko zaključiš trenutni blok, lahko seznam pregledaš in stvari razporediš.

Če uporabljaš planer, lahko za to nameniš rob dnevne strani, Zapiske ali Pikčaste strani.

Ni treba dokončati celotnega projekta

»Eno opravilo naenkrat« ne pomeni nujno, da moraš delati na isti stvari, dokler ni projekt popolnoma končan.

Pri večjem projektu je lahko zaključena enota že:

• dokončano eno poglavje,

• odgovorjeni vsi e-maili iz določene skupine,

• pripravljena prva verzija dokumenta,

• urejenih deset fotografij.

Tako lahko jasno zaključiš eno fazo in nato preklopiš na drugo nalogo brez občutka, da imaš za sabo samo še eno nedokončano stvar.

Kdaj večopravilnost sploh ni problem?

Vsaka kombinacija dveh aktivnosti ni enaka.

Poslušanje glasbe med pospravljanjem običajno ne zahteva iste vrste pozornosti kot istočasno pisanje poročila in odgovarjanje na službeni pogovor. Podobno lahko brez težav poslušaš podkast med sprehodom ali zložiš perilo med pogovorom.

Večji problem je predvsem kombiniranje nalog, ki obe zahtevata aktivno razmišljanje ali odzivanje.

Če opaziš, da moraš ob preklopu pogosto ponovno brati isti odstavek ali se spraševati, kaj si ravno hotela narediti, je to dober znak, da bi bilo nalogi bolje ločiti.

Včasih eno opravilo preprosto ni mogoče

Delo brez prekinitev je precej lažje priporočati kot izvajati.

Starš majhnega otroka, učiteljica v razredu, oseba na recepciji ali nekdo, ki ves dan dela s strankami, ne more preprosto napovedati, da bo naslednjih 45 minut popolnoma nedosegljiv.

Zato enoopravilnost ni pravilo, ki bi ga morala izvajati ves dan. Bolj uporabno je razmišljati o njej kot o orodju za naloge, pri katerih ti zbranost veliko pomeni.

Morda imaš na dan samo en miren 30-minutni blok. Tudi to je lahko dovolj, da pomembna stvar končno dobi prostor, ki ga potrebuje.

Kako si pomagaš s planerjem

Planer ti lahko predvsem pomaga, da ti pred začetkom ni treba razmišljati, česa bi se sploh lotila.

V tedenskem planerju lahko določiš nekaj blokov za naloge, ki potrebujejo več miru, medtem ko imaš v dnevnem planerju več prostora za zapis konkretnih korakov posameznega dne.

V konfiguratorju si lahko dodaš tudi Zapiske ali Pikčaste strani, kamor med delom odlagaš misli in manjša opravila, ne da bi zaradi njih takoj prekinila trenutno nalogo.

Če te zanima, kdaj je za organizacijo bolj uporaben papir in kdaj digitalna orodja, preberi še papirnati planer ali aplikacija.